Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób zgłaszających się do udziału w zawodach „II Wielobój Strzelecki Służb Mundurowych” o Puchar Komendanta Głównego Policji (dalej: „Zawody”) oraz osób odwiedzających stronę reprezentacja-pps.pl. Informacje te przekazujemy zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Stołeczna Grupa Wojewódzka IPA – Region Pałac Mostowskich (International Police Association, Międzynarodowe Stowarzyszenie Policji), ul. Nowolipie 2, 00‑150 Warszawa.
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z administratorem pod adresem e-mail: kontakt@reprezentacja-pps.pl.
2. Jakie dane przetwarzamy
W związku ze zgłoszeniem do Zawodów przetwarzamy dane podane w formularzu zapisów:
- imię i nazwisko,
- płeć (potrzebna do klasyfikacji kobiet i mężczyzn),
- nazwę drużyny,
- informację, czy uczestnik życzy sobie anonimizacji danych,
- jednostka,
- numer telefonu i adres e-mail kapitana drużyny (jeśli zostały podane),
- potwierdzenie wpłaty wpisowego, jeżeli zostanie dołączone do zgłoszenia.
Ponadto przetwarzamy dane zawarte w potwierdzeniach wpłat wpisowego, dane przekazane w korespondencji z organizatorem, wyniki uzyskane w Zawodach, a w przypadku zwycięzców — dane niezbędne do wydania nagród rzeczowych (w tym dane z dokumentów wymaganych do odbioru broni na podstawie promesy).
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Przyjęcie zgłoszenia, organizacja i przeprowadzenie Zawodów, w tym przydział do drużyn, prowadzenie klasyfikacji i kontakt z kapitanem drużyny — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (udział w Zawodach na zasadach określonych w regulaminie).
- Publikacja wyników i komunikatów (imię, nazwisko, drużyna, wyniki) na stronie Zawodów oraz w systemie wyników online — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażana przy rejestracji zgodnie z regulaminem). Uczestnik, który zaznaczy w formularzu anonimizację danych, jest prezentowany w wynikach w formie zanonimizowanej.
- Utrwalanie i publikacja wizerunku w relacjach i galerii zdjęć z Zawodów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na dokumentowaniu i promocji wydarzenia). Uczestnik, który nie wyraża zgody na wykorzystanie wizerunku, informuje o tym organizatora podczas zgłoszenia.
- Rozliczenie wpisowego — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów o rachunkowości).
- Wydanie nagród rzeczowych, w tym broni na podstawie promesy i voucherów — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powyższych celów:
- współorganizatorom Zawodów: Gabinetowi Komendanta Głównego Policji oraz Kierownictwu Reprezentacji Policji w Strzelaniu,
- Stowarzyszeniu Bractwo Strzeleckie SALWA Wołomin — w zakresie obsługi sędziowskiej, logistycznej, technicznej i informatycznej Zawodów, w tym prowadzenia wyników,
- dostawcy usług hostingowych, na którego serwerach działa strona i poczta elektroniczna,
- bankowi prowadzącemu rachunek, na który wpłacane jest wpisowe,
- podmiotom wydającym nagrody rzeczowe (np. vouchery) — w przypadku zwycięzców,
- organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Opublikowane wyniki (z wyjątkiem danych zanonimizowanych) są dostępne publicznie.
5. Gdzie trafiają zgłoszenia
Zgłoszenia z formularza, wraz z dołączonym potwierdzeniem wpłaty, są zapisywane na serwerze strony w zabezpieczonym hasłem panelu organizatora. Dostęp do panelu mają wyłącznie osoby upoważnione przez administratora do obsługi zapisów. Pliki z potwierdzeniami wpłat nie są dostępne publicznie — można je otworzyć tylko po zalogowaniu do panelu. Organizator może dodatkowo otrzymywać na swoją skrzynkę e-mail powiadomienie o nowym zgłoszeniu.
Przy zgłoszeniu nie zapisujemy adresu IP ani innych danych technicznych urządzenia.
6. Okres przechowywania danych
Dane przechowujemy przez czas niezbędny do organizacji i rozliczenia Zawodów oraz wydania nagród. Po rozliczeniu Zawodów zgłoszenia i pliki z potwierdzeniami wpłat są usuwane z panelu organizatora. Dane księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami o rachunkowości, a dane potrzebne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń — do upływu okresu ich przedawnienia. Wyniki Zawodów mogą być przechowywane i publikowane w celach archiwalnych do czasu cofnięcia zgody.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora (w tym wobec publikacji wizerunku),
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie — cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
Aby skorzystać ze swoich praw, wystarczy napisać na adres kontakt@reprezentacja-pps.pl.
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia zgłoszenia i udziału w Zawodach. Bez danych wymaganych w formularzu nie jest możliwe zgłoszenie uczestnika.
9. Zautomatyzowane decyzje i przekazywanie poza EOG
Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania. Administrator nie przekazuje danych z formularza zapisów do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
10. Pliki cookies i usługi zewnętrzne
Strona nie ustawia odwiedzającym plików cookies, nie korzysta z narzędzi analitycznych i nie śledzi odwiedzających. Jedynym plikiem cookie ustawianym przez stronę jest techniczny plik sesji panelu organizatora — zapisuje się wyłącznie po zalogowaniu osoby obsługującej zapisy i jest usuwany po wylogowaniu lub zamknięciu przeglądarki.
Do wyświetlania strony wykorzystywane są usługi zewnętrzne, które przy ładowaniu strony otrzymują adres IP odwiedzającego:
- Google Fonts (Google Ireland Ltd.) — kroje pisma,
- cdnjs (Cloudflare, Inc.) — ikony Font Awesome,
- Mapy Google (Google Ireland Ltd.) — osadzona mapa dojazdu, która może zapisywać w przeglądarce własne pliki cookies Google.
Zasady przetwarzania danych przez te podmioty określają ich polityki prywatności. Zapisywanie plików cookies można w każdej chwili ograniczyć lub wyłączyć w ustawieniach przeglądarki.
11. Zmiany polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany regulaminu Zawodów lub sposobu działania strony. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.